Depuis juin 2024, le Québec dispose d'une nouvelle édition de sa norme de référence pour les événements responsables. Le Bureau de normalisation du Québec (BNQ) a remplacé le texte de 2010 de la norme BNQ 9700-253, et les organisateurs de congrès, de conférences et de galas d'entreprise s'en servent comme grille pour choisir leurs fournisseurs. Les critères touchent la nourriture, les déchets et le transport. Ils touchent aussi un poste rarement discuté en comité RSE : la technique audiovisuelle, qui consomme de l'énergie, déplace du matériel et décide si un participant éloigné doit prendre la route ou peut suivre l'événement à distance.
Qu'est-ce qui a changé dans la norme BNQ 9700-253 en 2024 ?
La deuxième édition, annoncée par le BNQ le 25 juin 2024 dans un communiqué du gouvernement du Québec, impose désormais deux préalables à toute classification : un système de tri et de récupération des matières recyclables, et un autre pour les matières compostables. Les exigences sur les fournisseurs, sur l'utilisation et la consommation d'énergie, sur la gestion des ressources matérielles et sur les déplacements des participants ont été rehaussées. La norme fonctionne par points, regroupés par catégories (sélection des fournisseurs, énergie et eau, matières résiduelles, offre alimentaire, transport, milieu naturel, pratiques sociales), et elle définit plusieurs niveaux d'écoresponsabilité. Un détail compte pour les organisateurs : le Conseil québécois des événements écoresponsables (CQEER) indique que l'attestation officielle, souvent appelée classification, n'est plus délivrée pour le moment. La norme reste achetable et utilisable comme référentiel, et le CQEER propose une évaluation selon ses critères, sans écoétiquette.
Pourquoi l'audiovisuel entre-t-il dans le calcul ?
Parce qu'il touche trois catégories à la fois. L'énergie d'abord : un plan d'éclairage scénique conçu autour de projecteurs LED, des écrans dimensionnés pour la salle plutôt que surdimensionnés, des équipements éteints entre les blocs de conférence. La sélection des fournisseurs ensuite, puisque la norme valorise les prestataires de proximité et ceux qui documentent leurs pratiques : un fournisseur basé dans la région évite de faire traverser la province à un camion de matériel. Les déplacements enfin, et c'est là que le sujet devient sérieux. Des entreprises montréalaises comme SYNC Audiovisuel, qui regroupent sonorisation, éclairage scénique, projection, captation vidéo et webdiffusion pour des conférences, des galas et des congrès, permettent de penser ces trois volets ensemble au lieu de les confier à trois sous-traitants distincts. Pour un organisateur qui veut cocher des points, un seul interlocuteur technique simplifie aussi la collecte des preuves que la norme exige.
Le transport pèse-t-il vraiment plus que tout le reste ?
Les données québécoises disent oui, et nettement. En 2022, le CQEER a coordonné avec le Groupe AGÉCO une analyse du cycle de vie de plusieurs événements québécois. Résultat rapporté dans le guide d'accompagnement vers des événements carboneutres publié par Québec Cité : les transports représentaient en moyenne 80 % des émissions de gaz à effet de serre d'un événement. Et dans ces 80 %, les déplacements du public comptaient en moyenne pour 84 %, contre 8 % pour les employés, bénévoles et collaborateurs. Ces chiffres viennent de festivals et d'événements grand public, pas de congrès d'affaires, ce qui invite à la prudence dans la transposition.
Mais l'ordre de grandeur est difficile à ignorer : changer les gobelets ou les lanières de badge pèse peu face à trois cents participants qui arrivent seuls en voiture de Sherbrooke, de Trois-Rivières ou de Gatineau.
L'hybride est-il alors la solution évidente ?
Pas automatiquement. Une webdiffusion a son propre coût environnemental, et le premier colloque virtuel classifié selon la norme du BNQ, organisé en 2020 par deux réseaux de recherche québécois, l'avait pris au sérieux : caméras des participants fermées, poids des courriels surveillé, émissions de la plateforme calculées puis compensées. À titre de repère, le LCIE Bureau Veritas a estimé l'empreinte d'une heure de webconférence à 20 participants, connectés par téléphone intelligent avec caméra, à 0,995 kg d'équivalent CO2 dans le contexte français. Comparée à un aller-retour en voiture entre Québec et Montréal, la différence reste considérable.
La vraie question devient donc : pour qui l'offrir ? Les participants éloignés, ceux qui ne viennent que pour une conférence de quarante minutes, les intervenants qui prendraient l'avion pour une table ronde. Pour eux, une captation de qualité et un flux stable sont une vraie alternative, à condition que l'expérience à distance ne soit pas une version dégradée qui pousse tout le monde à se déplacer quand même.
Que peuvent faire les directions communication dès maintenant ?
Demander aux fournisseurs techniques un devis qui distingue les postes énergivores, et la provenance du matériel. Prévoir le volet à distance dès l'invitation, plutôt qu'en option ajoutée la semaine précédente. Intégrer les déplacements dans le bilan, puisque c'est là que se trouve l'essentiel des émissions. Et garder en tête que la norme BNQ 9700-253, même sans classification disponible aujourd'hui, donne un vocabulaire commun pour négocier avec un lieu, un traiteur ou une équipe de production. Pour les entreprises soumises à des exigences de reporting extra-financier, ce vocabulaire facilite aussi la documentation dans les rapports RSE.
